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Cosas Tecnológicas

¿Por qué utilizar el software de emisión de tickets para reemplazar el correo electrónico?

Why Use Ticketing Software to Replace Email? 3

Puede resultar difícil mantener a todas las personas adecuadas de su empresa actualizadas e informadas sobre la información correcta. A lo largo de los años, las herramientas de comunicación y colaboración que utilizamos para mantenernos conectados han evolucionado. Sin embargo, por alguna razón, muchas empresas aún no han modificado su estrategia para resolver problemas de servicios o activos. Cuando su personal de TI interno se enfrenta a un problema, ¿a dónde van en busca de ayuda? ¿Es el primer puerto de escala para enviar un correo electrónico y enviar un mensaje? ¿O puede proporcionar un mejor nivel de soporte consistente mediante la creación de un entorno de mesa de servicio con software de emisión de tickets? Hoy vamos a explorar por qué el software de emisión de tickets es mejor que el correo electrónico, incluso para sus empleados y usuarios internos.

Utilice herramientas de emisión de tickets para gestionar problemas

Durante años, la gente ha confiado en el correo electrónico para todo tipo de necesidades de comunicación. Más recientemente, sin embargo, el correo electrónico muestra lo ineficiente que es en un entorno empresarial moderno. A medida que las empresas comienzan a crecer, no hay garantía de que una bandeja de entrada de correo electrónico siempre brinde la misma experiencia optimizada que se necesita para ayudar a los empleados. Si todos sus empleados envían un correo electrónico al mismo agente de soporte al mismo tiempo, ¿cuál es la probabilidad de que se pase por alto o se pase por alto algo?

Las herramientas de emisión de tickets abordan este problema al quitar el foco de la bandeja de entrada y colocarla en un entorno altamente organizado. El software de emisión de boletos está diseñado específicamente para ayudar a las empresas a rastrear y priorizar los problemas que deben abordarse en casi cualquier escala. Esta es una tecnología en la que muchas empresas confían para su servicio al cliente y entornos de mesa de ayuda, pero también puede ser útil internamente. Por ejemplo, el software de emisión de tickets significa que puede priorizar las tareas más importantes para que sus empleados puedan volver al trabajo más rápido o que pueda detener un problema grave que está causando el colapso de las operaciones de toda su empresa. Puede diseñar un sistema de clasificación y priorización específicamente para sus necesidades para solucionar problemas urgentes y decidir dónde están los problemas en una lista de tareas pendientes.

Software de tictac para la eficiencia y la centralización

El software de emisión de tickets es una excelente manera de organizar sus solicitudes de servicio, pero también es una forma poderosa de mejorar la eficiencia de su negocio. La emisión de tickets de la mesa de ayuda le permite a su personal trabajar de manera más eficiente en un problema, ya que no van y vienen tratando de encontrar información entre diferentes bandejas de entrada. También puede integrar el servicio de correo electrónico en determinadas soluciones de emisión de tickets para poder centralizar los requisitos de diferentes entornos.

Es fácil confundirse cuando los equipos de soporte tienen que buscar en diferentes bandejas de entrada de correo electrónico. El software de emisión de tickets mantiene todas estas solicitudes en un solo lugar, lo que resulta en menos estrés para el personal de soporte y una resolución de problemas más rápida para los clientes. También vale la pena señalar que las soluciones de correo electrónico también pueden volverse bastante complicadas cuando más de un servicio o profesional de soporte está trabajando en un problema combinado. Los empleados y los equipos deben asegurarse de que todos señalen la misma parte del proyecto.

Cooperación en caso de problemas

Como parte de una solución de escritorio de servicio completo para la administración de TI, un sistema de tickets puede ayudar a reunir a los empleados para procesar los problemas de manera más rápida y efectiva. Este entorno puede actuar como un punto de contacto crítico para la gestión de problemas y consultas de servicio, así como para cambios de configuración. La mesa de servicio está más enfocada en permitir procesos integrados de soporte y negocios, con énfasis en procesos integrados más formalizados.

La mesa de servicio también se adaptará a las demandas cambiantes del lugar de trabajo, lo que ayudará al equipo a mantenerse lo más productivo posible. Con el software de emisión de tickets, los equipos pueden trabajar juntos de forma eficaz en cualquier entorno. Trabajar con correo electrónico a menudo requiere más tiempo y es más complicado, ya que los empleados necesitan acceder al correo electrónico comercial de los demás y encontrar el problema de esa manera. Cuando la colaboración se simplifica a través de la mesa de servicio y el entorno de emisión de tickets, el personal de soporte puede proporcionar rápidamente a los representantes la orientación y la ayuda que necesitan en lugar de pasar por la molestia de obtener comentarios de varios profesionales para completar el trabajo.

Acceso a datos útiles

Las métricas de informes y seguimiento pueden ayudar a los empleados a identificar si se están produciendo problemas importantes con más frecuencia de lo que deberían en una organización y qué podría estar desencadenando esos problemas. Con las métricas adecuadas, los empleados pueden acceder a la información sobre el trabajo que están haciendo a lo largo del tiempo y cómo eso afecta a todo el sistema. Un sistema de emisión de tickets también ayuda a crear una base de datos de información histórica con mayor capacidad de búsqueda que los empleados pueden usar para mirar hacia atrás en problemas antiguos y encontrar posibles soluciones a problemas comunes.

Esto puede reducir el tiempo de resolución para las organizaciones que no pueden permitirse perder el tiempo necesario para encontrar un error o problema que ocurre con demasiada frecuencia. La base de datos con capacidad de búsqueda incluso se puede utilizar para crear una base de conocimientos en el futuro. Cuanta más información se recopile sobre el entorno de emisión de tickets, más datos estarán disponibles para proporcionar una base de conocimientos con información a la que los usuarios pueden acceder con fines de autoservicio. Muchas soluciones de software de emisión de boletos tienen una solución de base de datos de conocimiento integrada para que las empresas puedan brindar a sus clientes la oportunidad de resolver problemas en cualquier momento.

Maneje los problemas de manera consistente

Quizás una solución de software de emisión de tickets eclipsa al correo electrónico en particular porque brinda a las empresas una estrategia estable para abordar los problemas de manera consistente y efectiva. En lugar de clasificar los correos electrónicos ad hoc y ocuparse primero de los problemas que parecen más importantes, puede adoptar un enfoque más organizado con procesos comerciales formalizados e integrados. Con una solución de emisión de tickets como parte de una oferta de mesa de servicio, las empresas pueden hacer todo lo posible con soluciones de soporte integradas, estrategias consolidadas de gestión de incidentes y un entorno completo para el seguimiento y la gestión de la información.

El resultado es un enfoque más profesional para tratar problemas comunes a largo plazo. Cuanto más utilice las soluciones de emisión de billetes en su empresa, más se dará cuenta del impacto que este proceso constante puede tener en su empresa y sus resultados. Todo esto y obtiene un entorno transparente para fines administrativos y de auditoría.